Betekenis van outsourcing en de voordelen van IT Outsourcing

Wat is outsourcing en in het bijzonder outsourcing in de IT-industrie? In dit artikel leggen we de voordelen en nadelen van outsourcing in de informatietechnologie uit en bespreken we de meest voorkomende vormen en modellen van outsourcing.

Onderwerpen behandeld:

1. Wat is outsourcing? Outsourcing betekenis
2. Wat is IT-outsourcing?
3. IT-outsourcing voorbeelden
4. Redenen voor outsourcing
5. De voor- en nadelen van outsourcing
6. Vormen van outsourcing
7. IT-outsourcing-modellen

Wat is outsourcing? Betekenis van outsourcing

Outsourcing of uitbesteden is het inschakelen van een derde persoon of organisatie van buiten uw bedrijf, zowel lokaal als internationaal, om bepaalde zakelijke activiteiten voor u uit te voeren.
Het komt voor bij bedrijven van elke omvang en wordt ingezet wanneer een bedrijf wil groeien zonder groot risico of grote investeringen.

Wat is IT-outsourcing? Betekenis van IT-outsourcing

IT-outsourcing is het inhuren van middelen van buiten een organisatie om bepaalde IT-functies uit te voeren. Vaak besteden bedrijven bijvoorbeeld de opslag van gegevens uit, omdat het goedkoper is om een derde partij daarvoor in te schakelen dan om hun eigen data-opslag-apparaten te kopen en onderhouden.

De meest uitbestede IT-functies zijn:

• Webontwikkeling
• Hosting
• Software en applicatie-ontwikkeling
• Website / applicatie onderhoud of beheer
• Technische ondersteuning
• Database ontwikkeling en beheer
• Telecommunicatie
• Infrastructuur

IT-outsourcing voorbeelden

Bedrijven die u inhuurt om voor het verzorgen van outsourcing kunnen zich over de gehele wereld bevinden. Voor IT outsourcing maakt het niet uit of u hulp inhuurt op steenworp afstand van uw kantoor of vanaf een ander continent.

Een in Amsterdam gevestigde startup die een samenwerking aangaat met een php-developmentteam in Pakistan en een callcenter in de Filippijnen, of een Brits digitaal marketingbureau dat een Magento ontwikkelaar in Oekraïne inhuurt, zijn beide voorbeelden van outsourcing.

Redenen voor outsourcing

Een gids voor nearshore software development in Oost-Europa

Marktstatistieken voor softwareontwikkeling van de tech-landen - Polen, Oekraïne, Roemenië, Tsjechië, Hongarije, Bulgarije, Wit-Rusland en Kroatië.

DOWNLOAD DEZE GIDS

Voor bedrijven zijn er diverse redenen om outsourcing in te zetten en op deze manier mensen of bedrijven van buiten de eigen organisatie in te huren. Met outsourcing worden door sommige bedrijven zelfs complete bedrijfsactiviteiten uitbesteed. Redenen voor outsourcing zijn onder andere:

• Kostenbesparing. Meestal resulteert outsourcing in een besparing van de kosten. Door de lagere arbeidskosten, een goedkopere infrastructuur of een voordelig belastingstelsel in het land waar de outsourcingspartner gevestigd is, kan er in veel gevallen een kostenbesparing gerealiseerd worden. Outsourcing van IT in Oekraïne is bijvoorbeeld voordeliger, doordat de overheid een gunstig belastingstelsel hanteert voor medewerkers binnen de IT. Dit komt ten goede van zowel onze klanten als onze werknemers in Oekraïne.
• Makkelijk vinden van werknemers die in eigen land schaars zijn. Werknemers met specifieke kennis of eigenschappen, kunnen in eigen land soms erg schaars zijn. In andere landen is het makkelijk om aan dergelijke werknemers te komen, waardoor outsourcing een snelle en makkelijke manier is voor het vervullen van lastig invulbare vacatures. In Nederland is het bijvoorbeeld erg lastig om goede developers te vinden, terwijl er in Oekraïne een groot aantal goede developers beschikbaar zijn. Door outsourcing van development, of een deel van de development, in te zetten, is het mogelijk om snel capaciteit te verkrijgen.
• Efficiënter besteden van interne capaciteit. Door het uitbesteden van bedrijfsprocessen of werkzaamheden via outsourcing, kunnen uw medewerkers zich concentreren op zinvolle en cruciale taken. Wanneer interne capaciteit en efficiëntie van groot belang zijn voor uw bedrijf, kan outsourcing in een sterke bedrijfsgroei resulteren.
• Het versnellen van bedrijfsprocessen. Als u geen tijd wilt besteden aan tijdrovende of routinematige klussen, kunt u kiezen voor outsourcing. Door outsourcing in te zetten kunt u uw kernproduct sneller ontwikkelen en kunt u aanspraak maken op meer capaciteit hiervoor.
• Snel op- en afschalen met capaciteit. Wanneer u snel capaciteit nodig heeft of wanneer u wisselende capaciteit nodig heeft, kunt u outsourcing inzetten. Dankzij de inzet van outsourcing is het gemakkelijk om capaciteit voor werkzaamheden op- of af te schalen. Met name start-ups maken graag gebruik van outsourcing, zodat er op korte termijn veel werkzaamheden verricht kunnen worden.

De voor- en nadelen van outsourcing

Het inzetten van outsourcing heeft diverse voor- en nadelen. Om de voor- en nadelen inzichtelijk te krijgen hebben wij ze onderstaand opgesomd:

De voordelen van outsourcing

• Lagere kosten. In bijna alle gevallen profiteert u van een aanzienlijke kostenbesparing bij het uitbesteden van werk naar landen met lagere productiekosten. Lagere kosten voor levensonderhoud van werknemers zullen resulteren in lagere salarissen. Deze lagere salarissen zullen vervolgens resulteren in lagere kosten voor het uitbesteden van werkzaamheden. Daarnaast geldt het ook dat operationele kosten vaak lager zijn in andere landen zoals Oekraïne.
• Toegang tot een grote talentpool. Door outsourcing in te zetten bereikt u professionals die in eigen land schaars zijn of helemaal niet te vinden zijn. In landen als Oekraïne werken er duizenden talentvolle ontwikkelaars, door het stimuleringsbeleid van de overheid. Daarentegen is het in Nederland enorm lastig om developers te vinden, waardoor het een groot voordeel is om development werkzaamheden uit te besteden naar Oekraïne.
• Aanzienlijke tijdwinst. Bij het samenwerken met een outsourcing bureau worden belangrijke werkzaamheden gericht op werving verricht door het bureau. Hierdoor hoeft u geen vacatures op te stellen, vacatures te promoten, sollicitanten te interviewen en selecteren en hoeven er intern geen medewerkers opgeleid te worden. Dit scheelt veel tijd, want het outsourcing bureau heeft medewerkers al van te voren geselecteerd, zodat ze niet meer lang ingewerkt hoeven te worden.
• Mogelijkheid om snel te groeien. Door een partner voor outsourcing in te schakelen, kunt u gemakkelijk nieuwe klanten en projecten aannemen. De interne capaciteit zal hier niet langer afhankelijk van zijn, wat betekent dat u sneller kunt groeien. Bij het aannemen of opzetten van een groot project schaalt u gemakkelijk het aantal medewerkers dat voor u werkt op.
• Continue workflow. Door het inschakelen van een outsourcing partner kunt u gebruik maken van een continue workflow. Wanneer u een eigen ontwikkelteam hebt werken in bijvoorbeeld Amerika en een ontwikkelteam inhuurt in Oekraïne, kunt u 24 uur per dag de capaciteit van de teams benutten.

De nadelen van outsourcing

• Tijdsverschil. Het tijdsverschil wat in sommige gevallen plaatsvindt kan zowel een voordeel als een nadeel zijn. Met een ontwikkelteam in een ander land of continent is het soms lastig communiceren tijdens kantooruren. Een groot voordeel van outsourcing in landen als Oekraïne, is dat het tijdsverschil miniem is. Hierdoor wordt communicatie een stuk makkelijker.
• Taalbarrières. Een taalbarrière kan resulteren in miscommunicatie en extra moeite in het vertalen van de eisen en wensen. Dit is vanzelfsprekend niet het geval wanneer u dezelfde taal als uw outsourcing partner spreekt of wanneer er bij de partner een medewerker aanwezig is die uw taal spreekt. Bij het outsourcen in nabijgelegen landen kan het een goed idee zijn om naar de outsourcing partner te gaan en een ontmoeting in te plannen met de medewerkers die voor u werken.
• Andere werkcultuur. In andere landen heersen andere culturen. Door deze culturele verschillen kan het soms even wennen zijn om samen te werken. Ook is het mogelijk dat de workflow hierdoor onderbroken wordt of dat er miscommunicatie ontstaat. Daarom is het belangrijk de culturele verschillen met het land waarna u uw werkzaamheden uitbesteed te begrijpen.
• Grotere reisafstanden. Doordat de afstand tussen u en het team dat werkzaamheden voor u uitvoert groter is, zal het ook meer tijd kosten om een bezoek te brengen aan de outsourcing partner. Dit brengt tevens extra kosten met zich mee, want een vliegticket is duurder dan een autoreis van een uur. 

Vormen van Outsourcing

Outsourcing is een overkoepelende term, die betrekking heeft op meerdere vormen van uitbesteden. Een veelgebruikte synoniem voor outsourcing is offshoring. Er zit echter een verschil tussen de termen outsourcing en offshoring. Ook worden de termen nearshoring en onshoring vaak gebruikt.

Offshoring (offshore outsourcing) betekent het uitbesteden van IT-diensten naar een verre locatie om te profiteren van lagere loonkosten, gunstiger economische omstandigheden, tijdzones, of een grotere talentpool. Tijdsverschillen zijn hierbij vaak minimaal 5 of 6 uur.

Grote tijdsverschillen kunnen handig zijn voor bedrijven die continu ontwikkeling nodig hebben of doorlopend customer support willen aanbieden. Ook voor bedrijven die constant updates uit willen rollen, altijd gereed willen staan of in de nacht onderhoudswerkzaamheden willen uitvoeren, kan offshoring een goede keuze zijn. 

Voorbeeld van offshoring: een Nederlandse webshop heeft ook ‘s avonds en ‘s nachts support nodig. Om dit te bieden worden er support medewerkers in Suriname ingehuurd.

Nearshoring (nearshore outsourcing) is vergelijkbaar met offshoring,maar er is één belangrijk verschil: nearshoring heeft betrekking op het uitbesteden van werkzaamheden  binnen dezelfde tijdzone of maximaal 4 uren tijdsverschil.

Door gebruik te maken van nearshoring verloopt communicatie veel soepeler dan wanneer er offshoring ingezet wordt. Landen waar nearshoring naartoe plaatsvindt hebben vaak ook minder grote culturele verschillen. Hierdoor ontstaan er minder snel miscommunicaties.

Voorbeeld: een startup uit Noorwegen werkt samen met een Android-ontwikkelaar uit Oekraïne voor nearshore software development services.

Onshoring (homeshoring) heeft betrkking op het uitbesteden van werkzaamheden binnen de eigen landsgrenzen. Hierbij wordt er vaak gekozen voor een locatie met lagere arbeids-, operationele- of vestigingskosten.

Hoewel kostenbesparing vaak een reden is om onshoring in te zetten, kan een tekort aan gekwalificeerde medewerkers ook een reden zijn om gebruik te maken van onshoring. Vaak is er in bepaalde gebieden binnen een land een groter aanbod van talent, dan in het gebied waar de opdrachtgever zich bevindt.

Soms wordt de term "homeshoring" gebruikt voor de situatie waarin werknemers vanuit huis werken.

Voorbeeld: een digital agency in Amsterdam werkt samen met mobile ontwikkelaars uit Eindhoven.

Multisourcing is een term die verwijst naar outsourcing van bedrijfsprocessen naar meerdere leveranciers, waardoor risico’s gespreid worden.

Voorbeeld: de belangrijkste ontwikkelcapaciteiten van een Duits software-ontwikkelbedrijf zijn gevestigd in München. Af en toe werkt het bedrijf ook aan projecten die design services vereisen, daarvoor werken ze samen met een klein ontwerpbureau in Hamburg. Later start het bedrijf een groot project voor een  lange termijn, voor dit project zijn vaardigheden vereist die niet aanwezig zijn bij het team in München. Daarom gaat het bedrijf in zee met een ontwikkelbedrijf in Oekraïne. Een paar jaar later wil het bedrijf zijn eigen product op de markt brengen in China. Daarvoor nemen ze een Chinees marketing bureau in de arm, dat een veel betere kennis van de lokale markt heeft.

Tijdsverschillen tussen Engeland, Nederland, Duitsland, Zwitserland, Denemarken, Noorwegen, Zweden, Finland en populaire outsourcing bestemmingen

Modellen voor IT outsourcing

Behalve het onderscheid tussen diverse soorten outsourcing op basis van locatie, zijn er ook outsourcing modellen die de relatie tussen de klant en de IT-outsourcing leverancier beschrijven.

Workforce Augmentation is een strategie voor het vullen van hiaten in vaardigheden van werknemers van bedrijven. Ze huren dan voor korte of langere termijn topspecialisten in, zodat de kosten voor het zelf aannemen van een full time specialist worden voorkomen.

Professionals die worden ingehuurd via het workforce augmentation model zijn in dienst van de detacheerder, want betekent dat u geen rekening hoeft te houden met belastingen en HR management. De medewerkers werken echter wel volledig aan uw projecten, waardoor u ze managet en aanstuurt.

Voorbeeld: een Israëlische app ontwikkelaar werkt aan een groot project waarvoor ze meer ontwikkelaars nodig hebben, dan ze momenteel in dienst hebben. Ze moeten snel aan de slag, en hebben geen tijd om kandidaten te zoeken, interviewen en op te leiden. Daarom werken ze samen met een Work augmentation bureau in Oekraïne. Voor de gehele looptijd van het project huurt het bedrijf een zeer ervaren en bekwame iOS-ontwikkelaar en ervaren een Android-ontwikkelaar in. Deze werknemers blijven op de loonlijst van het Work augmentation bureau staan, maar functioneren als full-time medewerkers van het Israëlische bedrijf.

Project-based outsourcing is een strategie die bedrijven in staat stelt om samen te werken met leveranciers die een exclusieve expertise in huis hebben die ontbreekt bij de klant.

Project-based outsourcing werkt het beste als het soort werk dat u uitbesteedt niet de kerntaak is van uw bedrijf. Het is ook een goede oplossing als de vereisten van uw project niet zullen veranderen tijdens het ontwikkelingsproces.

Voorbeeld: een Nederlandse maaltijdleverancier werkt samen met een appontwikkelaar in Macedonië om hun app te ontwikkelen. De maaltijdleverancier stelt de vereisten voor, maar hoeft het ontwikkelproces niet direct te beheren.

Dedicated development center (DDC) is een outsourcingmodel waarbij een bedrijf een fysieke vestiging opent in een ander land om een grotere talentpool te bereiken en te profiteren van lagere arbeidskosten en / of belastingen. Met het dedicated development center modell behoudt de opdrachtgever wel de volledige controle over het werkproces.

Het is mogelijk om zelf een dedicated development center te openen, maar dit heeft diverse nadelen. Ten eerste moet de werving voor medewerkers verricht worden in een locatie die grotendeels nog onbekend is. Daarnaast is het belangrijk om alle ins en outs te leren over de arbeidswetgevingen, belastingen en andere eisen in het land van outsourcing. Het alternatief is een partnerschap met een bedrijf dat recruitment services en kantoorfaciliteiten aanbiedt en uw ontwikkelaars op de loonlijst houdt voor een vast maandelijks bedrag.

Vanwege alle risico's is het openen van een eigen dedicated development center alleen zinvol als het gaat om minimaal 40 medewerkers die worden aangenomen op de  uitbestedingslocatie. Wanneer er minder dan 40 medewerkers benodigd zijn, is het verstandiger om een outstaffing leverancier in te schakelen. Een andere minder riskante optie is om samen te werken met een leverancier die het development team opbouwt en daarna het opgebouwde team overneemt en een eigen kantoor opent.

Voorbeeld: een Zweeds bedrijf vindt een outstaffing leverancier in Oekraïne die 20 softwareontwikkelaars werft en inhuurt. De ontwikkelaars werken rechtstreeks onder beheer van de Zweedse klant, terwijl ze op de loonlijst van de Oekraïense leverancier staan.

Hoe kiest u het juiste Outsourcing Model?

Elk software outsourcing-model heeft zijn eigen voor- en nadelen. De keuze voor het model hangt af van een aantal belangrijke factoren. De volgende vragen kunnen u helpen erachter te komen welk model voor u het meest geschikt is:

Over ons

Grid Dynamics heeft meer dan 15 jaar ervaring in een digitale transformatie van Amerikaanse Fortune-1000 ondernemingen om innovatieve producten en ervaringen te creëren. De workflow van onze gedistribueerde teams is gedurende meer dan 6 jaar getest in samenwerking met bedrijven van over de hele wereld.

Erkend als leider onder middelgrote Agile-ontwikkelaars in 2019 door Forrester. Bij ons kunt u gekwalificeerde teams van softwareontwikkelaars samenstellen om uw resultaten op tijd te krijgen.

We hebben kantoren in Oost-Europa, Centraal-Europa en Latijns-Amerika - de grootste technische hubs.