De uitdaging van het managen van remote teams: 15 bewezen methoden voor nearshoring

Remote teams zijn geen nieuw fenomeen in de software development. De coronapandemie heeft de ICT-sector echter gedwongen om toe te geven wat al jaren duidelijk was: software development kan prima op afstand gebeuren door remote teams, die even productief zijn als interne developers.

Ook vóór de pandemie waardeerden softwaredevelopers de mogelijkheid om remote te werken meestal wel. Op de vraag waar ze het liefst werkten zei 33 procent dat ze liever remote werkten, terwijl 35 procent zei dat de optie om remote te kunnen werken een belangrijke pré was van een functie. Dat was ook de reden dat Twitter besloot om het werken op het kantoor helemaal op te geven en de werknemers te vertellen dat ze permanent remote kunnen gaan werken.

Dus als een aantal van je developers al remote werkt, wordt het tijd om een paar kleine wijzigingen te maken om ervoor te zorgen dat je remote development team productief is onder jouw leiding.

---

Remote teams beheren: interessante feiten

• Vóór de pandemie stond 44% van de bedrijven over de hele wereld remote werken niet toe. (Owl Labs)
• 16% van de bedrijven wereldwijd neemt uitsluitend remote werknemers in dienst. (Owl Labs)
• Slechts 3% van de respondenten geeft aan dat ze minder productief zijn als ze remote werken. (Flexjobs)
• 32% merkt geen significant verschil tussen werken op kantoor en remote. (Flexjobs)
• 49% van de ondervraagden zegt dat ze liever remote werken als ze echt iets af moeten krijgen. (Flexjobs)
• 86% van de werknemers werkt het liefst alleen voor maximale productiviteit. (Flexjobs)
• Voor 61% van de respondenten zijn luidruchtige collega's een grote afleiding, en 40% heeft een hekel aan spontane vergaderingen. (SurePayroll)
• Bedrijven die remote werken permanent toestaan hebben 25% minder verloop dan bedrijven die dat niet doen. (Owl Labs)

Aan de slag met het managen van remote teams 

Het managen van remote teams vereist vertrouwen. Je remote software developers zijn misschien uit het zicht, maar dat betekent niet dat er geen werk wordt verzet of dat je de controle over het werk kwijt bent. Om ervoor te zorgen dat je instructies effectief aan alle teams worden overgebracht, kun je bepaalde content laten lokaliseren, zoals trainingsmodules. Vooral als de teamleden van je remote development teams tot verschillende culturen behoren, is het belangrijk om de boodschap te lokaliseren voor het gewenste resultaat.

Zorg ook dat je op de hoogte bent van de uitdagingen waar je voor komt te staan en de beste tools gebruikt en best practices toepast om een vlotte remote samenwerking tot stand te brengen.

De uitdagingen van het managen van een remote team

1. Te weinig betrokkenheid en ontevredenheid

Eenzaamheid en een gebrek aan betrokkenheid is een probleem voor 19% van de thuiswerkers. Als teamleider zou je regelmatig (elk half jaar) prestatiebeoordeling en bijeenkomsten moeten inplannen met elk van je remote development teamleden om te zien of het niveau van hun betrokkenheid nog voldoende is en of zij tevreden zijn.

2. Geen mogelijkheden tot delen van technische kennis

Vooral junior developers nemen technische vaardigheden sneller op wanneer ze persoonlijk worden gekoppeld aan senior developers. Remote organiseren van leren en kennis doorgeven kost meer inspanning en middelen dan normaal. 

Je kunt senior developers mentor maken van junior ontwikkelaars. De mentor en de mentee komen regelmatig online bijeen om kennis te delen.

3. Relaxen na het werk

Volgens onderzoek van Buffer is het grootste probleem voor 22% van de thuiswerkers het 'landen' na het werk. De flexibiliteit van remote werken maakt het soms moeilijk om je af te sluiten van de eindeloze lijst van taken en gebruik te maken van je vrije tijd. 

Als je een remote team succesvol wilt managen, moet je burn-out voorkomen door te zorgen dat je teamleden een goede balans tussen werk en privé vinden.

4. Strategische sessies en brainstorming 

Volgens Owl Labs is brainstormen de lastigste vorm van vergaderen bij remote werken. Het werk gaat altijd voor en brainstormen schiet erbij in. 

Vraag je teamgenoten daarom om zich even voor te bereiden op brainstorm- en strategische planningssessies. Maak een gedeeld document waarin alle ideeën vooraf kunnen worden vastgelegd en besproken tijdens een videoconferentie.

5. Gemengde kantoren en remote teams 

Als je hele team op afstand werkt, zul je op termijn wel goede manieren vinden voor het beheren van je team. Wanneer echter de helft van je team op kantoor werkt en de andere helft remote, kunnen er problemen optreden. Hoewel het delen van informatie met je teamleden op kantoor meestal goed gaat, kan je remote development team updates missen, wat kan leiden tot afnemende prestaties. 

Houd daarom updates en andere informatie voor jezelf tot de volgende vergadering waarbij alle teamleden (in-house en remote nearshoring) aanwezig zijn. Als de update dringend is, schrijf dan een e-mail naar het hele team of maak een afspraak om het te bespreken.

15 tips voor het managen van een remote team

Of je nu managing partner, teamleider of projectmanager bent, je hebt waarschijnlijk wel enige ervaring met het managen van een remote medewerker of team. Velen weten inmiddels hoe frustrerend het kan zijn samen te werken met mensen die in een ver land wonen en 8 uur eerder opstaan dan jij.

We kennen het gevoel. Met meer dan 20 jaar ervaring in het samenstellen van nearshoring remote teams weten we het een en ander over het beheren van virtuele teams. We geven je 15 tips voor remote management en nearshoring, onderverdeeld in vier categorieën: productiviteit, communicatie, cultuur en leiderschap.

Productiviteit

1. Omschrijf deliverables

Formuleer de belangrijkste doelstellingen voor elke remote developer en zorg ervoor dat hij duidelijk begrijpt wat je van hem verwacht. Schrijf alles op en voer wekelijks één-op-één-gesprekken met alle developers om ervoor te zorgen dat ze weten wat ze te doen staat.

2. Zorg voor duidelijke procedures 

In een remote team kunnen mensen een beetje in hun eigen wereld opgaan. Externe developers hebben de neiging om hun eigen werkprocessen en procedures aan te houden, die niet altijd stroken met die van andere teamleden. Documenteer daarom gestandaardiseerde manier van werken, bijvoorbeeld een goedkeuringsprocedure en tijdschema's voor bepaalde taken. Zorg ervoor dat iedereen deze standaardprocedures volgt en breng indien nodig wijzigingen aan. Je zult zien dat je remote developers baat hebben bij een duidelijk omschreven proces van programmeren, testen en documenteren.

3. Doe dagelijkse check-ins

Teamwerk in software development betekent dat je vaak de input van collega's gebruikt voor je eigen werk. Dagelijkse check-ins in de ochtend zijn daarom voor veel bedrijven common practice voor het managen van remote teams. Ze helpen je de belangrijkste doelen en verwachtingen van teamleden afstemmen en zorgen voor een soepele samenwerking gedurende de dag.

Stel je remote development teamleden elke ochtend deze vragen:

• Wat ga je doen vandaag?
• Wat zijn de obstakels?
• Heb je de doelen van gisteren bereikt?

Naast betere zichtbaarheid van van de werklast helpt deze ochtendroutine je op voorhand problemen te identificeren en helpt het je je remote development teamleden afzonderlijk te managen. Dit is beter dan problemen tegenkomen terwijl je midden in een project zit. Pas echter op dat je niet in de valkuil van micromanagement trapt.

4. Registreer werktijd

Tijdregistratie is eenvoudig in een kantoor waar je elke dag kunt zien wie er binnenkomt en hoe laat, zelfs als je de aanwezigheid niet bijhoudt. Bij het managen van remote teams kun je echter niet verwachten dat je dezelfde mate van controle kunt uitoefenen. 

Natuurlijk is het altijd het beste om een vertrouwensrelatie op te bouwen en persoonlijke verantwoordelijkheid te vragen. Als dat je lukt, hoef je je geen zorgen te maken over werktijden. Als je echter toch de behoefte voelt om werktijden bij te houden, zijn er tal van softwaretools waarmee je dat kunt doen. Met deze tools kun je in realtime zien aan welke taken je remote development teamleden werken en welke websites of apps ze gebruiken

5. Wees flexibel

Je remote developers zullen enige flexibiliteit in hun werkuren waarderen en je moet dit zeker ook toestaan, tot op zekere hoogte. Sta ook weer niet te veel vrijheid toe, want dan zul je elke keer problemen ondervinden als je het team bij elkaar moet roepen voor een sync-up.

Flexibiliteit heeft een keerzijde: thuiswerkers vinden het moeilijker om de werkdag mentaal te beëindigen na hun werkdag. We raden je aan om te beginnen op het tijdstip waarop je normaal gesproken ook zou beginnen met werken, en een eindtijd in gedachten te houden waaraan je je probeert te houden.

6. Houd rekening met tijdzones

Tijdzones kunnen de communicatie in een remote team onmogelijk maken. Als je remote development teamleden offshore zijn, probeer vergaderingen dan te organiseren in een overlappende periode waarin iedereen aan het werk is. Overweeg ook nearshoring.

Software development is een kwestie van samenwerken, en grote verschillen in tijdzone kunnen de productiviteit van het team in gevaar brengen. Huur dus developers in dezelfde tijdzone of een tijdzone in de buurt in (nearshoring).

Communicatie

7. Creëer mogelijkheden om te chatten

Een gebrek aan goede communicatie is een van de grootste uitdagingen van het managen van een remote team. Als je je op kantoor bevindt, kun je de leden van je team ontmoeten en met ze praten, maar in een virtuele omgeving (zelf bij nearshoring) is de communicatie soms gebrekkig. Je moet daarom mogelijkheden creëren voor teamleden om zowel formeel als informeel te kunnen communiceren. 

8. Voorkom overbelasting

Als teams virtueel werken, hebben ze de neiging om de communicatie plaats te laten vinden in lange e-mails, onoverzichtelijke chatrooms en eindeloze videogesprekken. Voorkom lange e-mails en videovergaderingen voor zaken met lage prioriteit. Moedig teamleden aan zich af te melden voor onnodige nieuwsbrieven, probeer goedkeuringsprocedures te stroomlijnen en maak spaarzaam gebruik van e-mails met aanduidingen als 'dringend' en 'urgent'. Deze stappen zullen de stress en druk in een remote team verminderen.

9. Open communicatiekanalen

Teamleden zullen zich zekerder voelen van hun zaak als ze weten wat ze met een communicatiekanaal kunnen en hoe ze het moeten gebruiken. Een goede tip voor het managen van een remote team is het opstellen van duidelijke communicatieregels en het beperken van het aantal communicatiekanalen tot drie.

Bijvoorbeeld:

• E-mails voor snelle interactie, verzoeken en goedkeuringen.
• Chatprogramma's voor instant messages en realtime interactie.
• Videobellen voor het bespreken van plannen en het delen van resultaten

10. Stel een vergaderschema op

Duidelijkheid is in alle omstandigheden voordelig, zeker op het werk! Vergaderingen zijn een goed middel om zaken af te stemmen. Stel een vergaderschema op en houd je daar strikt aan. Geen annuleringen toegestaan!

• Dagelijkse vergadering met het hele team
• Wekelijkse vergadering met elk teamlid, één-op-één
• Maandelijkse vergadering met alle teams

Cultuur

11. Stimuleer dynamiek in je team

2Maak gebruik van video voor het beheren van virtuele teams. Als je het belangrijk vindt dat iedereen zich op zijn gemak voelt op zijn werk (relaties tussen teamleden zijn rechtstreeks van invloed op de kwaliteit van hun werk), is het slim om te proberen vriendschappen of in ieder geval een positieve relaties tussen teamgenoten te bevorderen. Als ze elkaar niet mogen, zijn slechte resultaten onvermijdelijk. Creëer een gelegenheid voor iedereen om elkaar minstens één keer per jaar persoonlijk te ontmoeten.

12. Behandel je interne en remote development teams op dezelfde manier

Bevorder een cultuur van openheid, vertrouwen en transparantie. Beheer je virtuele team door software developers de mogelijkheid te bieden hun gedachten te uiten, beslissingen te beïnvloeden en productupdates bij te houden.

13. Deel de visie, missie en waarden van je bedrijf

Deel je toekomstvisie met anderen. Houd je team op de hoogte van hoe het bedrijf ervoor staat. Mensen willen graag weten wat er speelt en het gevoel hebben dat ze bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Leiderschap

14. Geef het goede voorbeeld

Het managen van remote teams is moeilijk zonder een beetje team spirit. Een aantal van je remote developers past misschien niet in de groep. Geef desondanks het goede voorbeeld en wees positief. Niets is slechter voor een team dan een zwakke teamleider. Pak problemen met optimisme op, en houd je hoofd koel.  

15. Erken prestaties

Zet een beloningssysteem op om je remote team te motiveren. Onthoud de gouden regel: complimenten doe je in het openbaar, kritiek doe je een-op-een.

Samenwerkingstools voor remote teams

Een lijst met tools voor het beheren van remote teams, aangepast aan je behoeften, is essentieel voor goede samenwerking.

Het vinden van de juiste samenwerkingstools voor remote teams was een paar jaar geleden nog wel een uitdaging, maar inmiddels valt er genoeg te kiezen:

• Communicatie (Zoom, Slack, Chanty)
• Tijdregistratie (TimeDoctor, Tragg)
• Videoconferenties (Zoom, Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams)
• Projectmanagement (Asana, Trello, Favro, Productboard)
• Documenten en spreadsheets (Dropbox, Google Docs, Microsoft Teams)
• Privacy- en beveiliging (1Password)

Remote ontwikkelaars managen

Er bestaan verschillen tussen het managen van algemene en specialistische remote development teams.

De meeste zaken, zoals communicatie en taakbeheer zijn vrijwel hetzelfde voor remote teams, ongeacht hun specialisatie.

Bij specialistische teams op afstand hangen je managementstijl, het slagen van het eindproduct en productiviteit van je team af van de juiste keuzes:

• Methodologie

Agile is een beproefde methode voor het aansturen van remote developers. Het maakt het mogelijk om het development-proces efficiënter te maken door kosten te reduceren en risico's tijdens de implementatie te beheersen.

De populairste frameworks zijn Agile Software Development Life Cycle (SDLC), Scrum, Extreme Programming (XP) en Kanban.

70% van de klanten van Grid Dynamics gebruikt Agile. Als je kiest voor Agile, helpen we je het proces op te zetten via onze consultancydiensten.

• Samenwerkingsmodel

Er zijn tal van manieren om samenwerking met je remote development team tot stand te brengen. Je moet beslissen of je je remote developers rechtstreeks wilt beheren, hun werklast wilt kunnen beheersen, hun taken wilt kunnen prioriteren en beloning, ziekteverzuim en administratieve zaken zelf wilt afhandelen. Als je al deze rollen op je wilt nemen, kun je ervoor kiezen om freelancers in te huren als remote developers.

Als je al weet hoe je developers beheert met je eigen methoden, maar je niet wilt bezighouden met administratieve zaken, kun je overwegen remote developers in te huren via een outstaffing-provider. De provider zorgt voor retentie, salarisadministratie en vrijwel elk ander administratief aspect van het werkverband, zodat jij je kunt concentreren op je kerntaken.

Projectbeheertools voor remote developers

1. Jira

Jira, een product van Atlassian, is de populairste tool voor remote developers die de ontwikkelmethoden van Agile gebruiken. De meeste projectmanagers geven de voorkeur aan Jira boven andere tools voor remote samenwerking omdat Jira grote boards heeft die kunnen worden gebruikt voor uitgebreide projecten.

Kenmerken:

• Boards voor Scrum en Kanban voor de status van projecten
• Een workflow design tool voor het creëren van je eigen workflows
• Honderden kant-en-klare plug-ins beschikbaar op Atlassian Marketplace

2. Basecamp

Ongeveer 3 miljoen gebruikers Basecamp als tool voor hun remote developers. Voor veel gebruikers is Basecamp een plek waar ze takenlijsten maken en toewijzen, ideeën kunnen delen en de geschiedenis van wijzigingen kunnen nagaan. Een van de grootste voordelen van de applicatie is dat hij een eigen opslagruimte heeft, zodat je je je documenten altijd bij de hand hebt.

Kenmerken:

• Prikborden om nieuwe ideeën en projecten te bespreken
• Gevisualiseerde rapportage van projectprestaties
• Apart dashboards voor teams en klanten

3. Asana

Asana is een goede oplossing voor teams die alle projectgerelateerde informatie graag op één plek bewaren. Teams kunnen bestanden opslaan, projecten beheren en communiceren in Asana. Net als Jira is Asana een goede tool voor remote developers. Je kunt er taken mee organiseren, aan teamleden toewijzen en mijlpalen, voortgang en tijdlijnen bijhouden.

Kenmerken:

• Meldingen van projectupdates
• Geschikt voor projecten met een eenvoudige architectuur
• Gratis voor maximaal 15 gebruikers

De missie van Grid Dynamics is om je bedrijf te helpen groeien door middel van remote nearshore samenwerking met software developers in Oekraïne. Vul het onderstaande formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.